【簡単設定！】Automationで期限が差し迫った案件をメールで知らせる方法

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まずはじめに

今回の記事は、Automation機能のTIPS的な内容です。

appsheetではスライスを使えば、簡単に進捗管理アプリを作成することが可能ですが、

アプリに進捗遅れの案件をメールで知らせる機能を付けたい

こういったニーズが結構ありましたので、その設定方法をまとめました。

設定の方法は簡単ですので、ぜひ最後まで読んで知識として身につけてください(^^)

それでは勉強していきましょう！

検証データについて

TODOリストシート

各カラムのイメージは下記のとおりです。

• ID：Key値
• 内容：やらなければいけない仕事を登録
• 登録日：データを登録した日付
• 期限：内容で登録された仕事のタイムリミット
• ステータス：内容の進捗状況（登録・対応中・完了3段階で今回は管理）

本記事で大事なのは期限とステータスのカラムです。

今回はこのダミーデータを用いて、Automationの検証をしていきたいと思います。

Automationの設定

appsheetのAutomationは大きく分けて3タイプあります。

• Data Change型：テーブルにデータが追加、テーブルのデータが更新された時にBotが作動
• Schedule型：定刻になったら自動でBotが作動
• Chat型：データが登録されたらGoogle chatに連絡が入る

今回の記事内容は、

期限が差し迫った案件を知らせる

なので、Schedule型が仕組みの実装には適しています。

Automationの基礎知識を身につけておきたい方は、こちらの記事を参考にしてください

以上を踏まえてAutomationを作成していきましょう(^^)

Schedule型のWeeklyでEventを作成する

• Event Type：Scheduleを選択
• Schedule：Weeklyを選択
• Day of the week：1週間のうち連絡を入れたい曜日を選択
• Time：連絡を入れたい時間を入力

Bot作動のテーブルと作動条件を入力する

• Time zone：日本の場合はTokyo Standard Timeを選択
• For Each Row In Table：トグルボタンをONにする
• Table：Botを作動させるテーブルを選択
• Filter Condition：参照テーブルのうち該当する条件を関数で入力

Filter Conditionに入力した条件式

and(and([期限]<today()+5,[期限]>=today()+1),not(in([ステータス],list(完了))))

複雑そうに見えますが、大事になってくる条件は

期限がいつのものを知らせるか？（本記事では明日〜5営業日のもの）

ステータスがどういう状態のものであるか？

この2点だけを考えればOKなので、期限関係のものはハイライトカラーが青色、ステータス関係のものはハイライトカラーが黄色のものでそれぞれ条件式を考えてand()関数でくっつけているだけです。

使用した関数はこちらの記事で詳しく解説しています

参考記事

条件式を組み立てるための関数が学べます(^^)
【永久保存版】appsheetで覚えておくべきYes/No関数

Taskにメール送信の宛先を入力する

• Task category：Send an emailを選択
• Email Type：Custom templateを選択
• To：送りたい人のメールアドレスを入力

Automationの試運転

BotタブにあるRunボタンをクリックすると、Schedule型Botの検証をすぐに行うことが出来ます。

届くメールの内容は本記事では割愛しましたが、STEP.3のTaskで作り込むことが可能です(^^)

まとめ

以上、期限が差し迫った案件を知らせる設定方法の記事でした。

記事内容ではさらっと流しましたが、

not(in())関数の組み合わせは非常に便利です。

例えば、登録して欲しくない言葉などをリストにしておいてVaild ifに

not(in([_this],登録してほしくない言葉のリスト))

こういうふうにしておけば意図しないデータの登録を防ぐことも可能です。

記事内容について何かありましたらページ下にあるコメント欄からコメントをお願いします。

わかりにくかった部分や間違った情報などご指摘いただけると嬉しいです！

勉強お疲れさまでした(^^)