kの雑記ブログ本記事はノーコードアプリ開発について全く知らなかった管理人が独学で勉強し、ここ大事！と感じた部分を記事にまとめています。
本ブログでは新UI画面で内容をまとめています。
新旧画面への切り替えは、下図を参考に該当アイコンをクリックしてください(^^)
まずはじめに
- <<Start>> 〜 <<End>> 構文とは何かを知りたい人
- Automationで作成するファイルに該当するデータのみを記載したい人
- <<Start>> 〜 <<End>>構文の作り方が分かる
- Automation機能を使用した自動メール送信の作り方が分かる
今回の記事内容は、<<Start>> 〜 <<End>>構文についてです。
この構文は、メールの自動送信や自動PDF化などのAutomationによる業務効率化を図る中で、必要となる構文です。
例えば、業務の進捗を報告する際、進捗が思わしくないものを抽出した状態でメールが送信されたとしたら、受け手は必要な情報にフォーカスできるため、業務の効率が上がります。
ジャンクデータを排除し、アウトプットの質を上げる
そんな意識を高めることができるTIPSですので、ぜひ参考にしてください！
それでは勉強していきましょう(^^)
データの構成とユースケース
今回作成するアプリのユースケースとして、
未発行の見積書を知らせる仕組み
これを作成したいと思います。カラムの構成を参考に、読者の方は自身のアプリに置き換えて考えてみてください(^^)
記事内のデータ構成は、以下としました。
- 見積書No.：発行する見積書のNo.を登録（今回はKey値としても使用）
- 依頼先：見積書発行の依頼先
- 対応者：このテーブルにデータを入力したユーザーのemail
- 依頼日：このテーブルにデータを入力した日
- ステータス：見積書の発行もしくは未発行を管理する
- 備考：注意事項などをまとめる
- 名前：ユーザーの名前
- email：ユーザーのemailアドレス（Key値として使用）
データの準備が出来たらappsheetにデータを読み込みます。
今回の記事では、データタイプとViewの設定については割愛します。
自動でメールが発信される仕組みを作る
登録されたデータの中で、発信すべき内容が定刻になったら、自動でメールを送信する仕組みを作りたいと思います。
先ほどの見積書発行シートにダミーデータを入力してみました。
今回は、ステータスが未発行のものだけをメールで知らせるようにしたいと思います。
手順は以下を参考に(^^)
- Event typeはScheduleを選択
- ScheduleはDailyを選択（週報の場合はWeekly）
- TimeはBotを動かしたい時間を選択（今回は午後5時を設定）
- Time zoneはTokyo Standard Timeを選択
- Task category：Send an emailを選択
- Emai Type：Custom templateを選択
- Table name：見積書発行シートを選択（内容を知らせたいテーブルを選択する）
- To：日報を送りたい宛先を入力
- Email Subjectにメールの件名を入力する
- Email Bodyは空欄にする
Email Body TemplateのCreateをクリックし、Googleドキュメント内でメール本文を作成します。
一例として、メール本文に入力される文面を下図のように作成してみました。
Automationによるメール送信の内容にappsheetのカラム値を入力する際に使用する構文
メール本文に該当するデータを一覧表示させる際に使用する構文
この構文は、ステータスが未発行のものを対象とし、見積書No.から備考までのカラム情報を入手するを意味します
<<Start:Key値のリスト>><<[最初のカラム]>> 〜 <<End>><<[最後のカラム]>>
の構文について解説します(^^)
select()関数について復習したい方は、こちらの記事を参考にしてください
appsheetで必修のselect()関数の引数の渡し方が学べます(^^)
【これで解決！】select()関数の使い方
<<Start:Key値を含んだリスト>><<[欲しいカラム値]>>・・・<<End:[最後の欲しいカラム値]>>
Key値を含んだリストがポイントで、そのリストにはselect()関数を使用するのがベストプラクティスです(^^)
やっていることはselect()関数を<<Start:>>に入れているだけなので、分かるまでトライあるのみです！
設定の検証
それでは、最後にAutomationに設定をしたBotの検証をしてみましょう(^^)
緑で塗られたセルがステータス未発行であるため、上司に知らせたい情報です。
Schedule型のBotを発動させたい場合は、BotのRunをクリックすると即座に検証が可能
Runをクリックするとメールが発信され、その内容は・・
先ほど緑で塗った行の情報のみリスト化され、メール内容に含まれています。
まとめ
Automationによる自動化は、appsheetにおいて非常にパワフルな機能です。
本記事の内容をアレンジして、各々のアプリに適した仕組みを作っていただけると嬉しいです。
記事内容について何かありましたらページ下にあるコメント欄からコメントをお願いします。
わかりにくかった部分や間違った情報などご指摘いただけると嬉しいです！
勉強お疲れさまでした(^^)
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【超実践的！】電子印承認アプリの作りかた