【知っておくと便利】appsheetでフォルダパスを設定する方法

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まずはじめに

今回の記事は、appsheetで保存されるファイルを任意のフォルダに設定する方法についてです。

appsheetのAutomationに用意されている「Create a new file」を使用することで、データが登録されたときやデータが更新されたとき、ある日時になったときなどを条件とし、自動でデータをPDFなどのファイルにすることが可能です。

デフォルトの設定では、保存されるフォルダは1つで複数のファイルを作成する際には、データの整理が必要となります。

その煩わしい作業を極力減らすため、フォルダパスを設定する方法をまとめました。

それでは勉強していきましょう(^^)

フォルダパスの作成方法と検証

フォルダパスの作成

今回の設定は、appsheetにおいてデフォルトで作成されるフォルダ内にショートカットを作成する方法となります。

デフォルトの設定の確認は、下図を参考にしてください(^^)

Settings → information → Default app folderの順で、ファイルの保存先を確認することができます。

この場合は、マイドライブにあるappsheet → data → 見積書作成アプリ-5497651-23-05-23というフォルダ階層にファイルが作成されることになっています。

Automation(Create a new file)で作成したファイルの保存先を変更は、

• 新規フォルダの作成
• ショートカットの作成
• Automationのファイル保存先のパスを設定

の3ステップで実装することが可能です。

この記事では見積書に必要事項を入力 → 自動でPDF化をする仕組みで説明します。

アプリは上図のような簡単なカラムで構成しました。

アプリを作成するとGoogle driveに自動でフォルダが作成されています。

上記の階層で対象アプリのフォルダまでたどり着くことができます。

今回は、取引先別に見積書を保存するフォルダを作成する方法を説明します。

以下の手順を参考にしてください(^^)

保存先の新規フォルダを作成

まずは、上図の手順でGoogle drive内に新規フォルダを作成します。

今回の記事では取引先をA社とB社の2社と設定したため、2つフォルダを準備します。

対象アプリのフォルダ直下にショートカットを作成

先ほど作成したフォルダを右クリックして、ドライブへのショートカットを追加をクリックします。

追加するショートカットは、必ず対象とするアプリのフォルダ内に作成すること！！

Automationのファイル保存先のパスを設定

最後に見積書をPDF化するAutomationを作成します。

取引先：A社が選択されたときのAutomationを例に、設定のポイントとなる箇所を説明します(^^)

B社も同じように設定をします。

仕込みはこれで完了です。お疲れさまでした(^^)

設定の検証

最後に設定の検証を行います。

取引先をA社、B社でそれぞれ指定してデータを登録すると下図のようにデータの保存先が振り分けられます。

まとめ

以上、appsheetでフォルダパスを設定する方法についての記事でした。

繰り返しになりますが、

• 新規フォルダの作成
• ショートカットの作成
• Automationのファイル保存先のパスを設定

この手順でOKです。

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勉強お疲れさまでした(^^)